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5 conseils pour optimiser vos livraisons et gagner (beaucoup) de temps

Vous venez de démarrer votre activité en tant que transporteur professionnel et souhaitez développer davantage votre activité avec des livraisons plus rapides ?

Optimiser vos tournées va permettre à la fois d'augmenter la satisfaction client avec des colis livrés en temps et en heure et d'améliorer le bien-être de vos chauffeurs, qui seront ainsi plus concentrés et productifs. Gain de temps, d'énergie et d'argent.

Optimisation des tournées de livraisons, de quoi parle t-on exactement ?

Si vous êtes transporteurs vous connaissez sans doute les tournées, mais le routing ou l'optimisation des tournées de livraison, qu'est-ce que c'est pour vous?

Tout d'abord il y a la tournée qui ,en transport de colis et de palettes, fait référence à l'ensemble des déplacements que vous planifiez pour livrer des colis à différents points de livraison.

Maintenant voyons ce qui compose cette tournée exactement. 

Pour livrer vous avez un camion ou une camionnette qui va être chargée de colis et de palettes. Donc la tournée se compose d'un véhicule, d'un chauffeur et d'un ensemble de colis et palettes.

Chaque tournée est aussi organisée en fonction d'un "tour" c'est-à-dire d'un parcours que va faire le chauffeur et qui est plus ou moins long selon les quantités de marchandises à livrer et selon le nombre de stops. Un stop étant chaque adresse de livraison ou d'enlèvement de marchandises.

Dans la distribution de colis et palettes, les quantités peuvent être très variables d'un jour à l'autre, mais par défaut vous allez voir se dessiner des récurrences. Les récurrences ce sont des endroits où vous allez tous les jours comme les zonings industriels, les parcs d'activités artisanales, les centres commerciaux et qui systématiquement doivent être pris en compte dans les "tours" que vont faire les chauffeurs.

La collecte (la ramasse ou le pick-up) des colis et palettes chez vos clients vient aussi s'ajouter à ce qui compose la tournée. Il faut aussi en tenir compte et surtout pouvoir décider quand on va effectuer ces ramasses afin de pouvoir les charger en ayant de la place dans le véhicule.

Enfin, votre chauffeur va travailler 8 heures par jour pour bien faire et généralement pendant les heures d'ouverture des magasins et des bureaux. Il faudra donc prendre en compte les temps passés avec le chargement du matin, les déplacements sur la route, les arrêts, les déchargements chez chaque client, les signatures de preuves de livraison, les ramasses chez les clients et le déchargement des enlèvements, des ramasses et des non livrés au dépôt en fin de journée.

Cela va déterminer la longueur de la tournée que le chauffeur est capable d'effectuer.

Ensuite nous avons l'optimisation des tournées de livraisons (ou le routing ou le routage). L'optimisation des tournées de livraisons va consister à déterminer la meilleure façon d'effectuer ces tournées. La première optimisation sera de déterminer des zones géographiques sur lesquelles une tournée est effectuée. La seconde optimisation sera d'organiser dans cette tournée, la meilleur façon de circuler d'un point à un autre.


Voici nos 5 conseils pour vos tournées de livraisons.

Conseil n°1 : Déterminez les éléments importants pour effectuer une livraison

Lorsque vous créez vos tournées de livraison, vous devez tenir compte de plusieurs variables telles que les types de véhicules, les quantités à charger, les capacités de charge, les distances à parcourir, les temps de déchargement et les horaires des lieux de livraison. 

Vous devez donc lister les véhicules qui composent vos tournées et connaitre les capacités de chargement, tant au niveau du poids, des volumes et des capacités physiques, car une camionnette sprinter est déjà bien remplie avec une seule palette par exemple.

Il faut aussi assigner un chauffeur ou un partenaire à chaque tournée afin de pouvoir gérer la traçabilité des étapes de la livraison des colis. En d'autre termes, grâce au scanning de chaque étape, vous déterminez qui a fait quoi et quand.

Il faut que vous puissiez récupérer et collecter les détails de chaque livraison et de chaque enlèvement au niveau : des adresses complètes, du poids, du volume, de la quantité de colis ou palettes qui composent l'envoi.

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>> Comment avoir les informations nécessaires à la livraison ? - Checklist gratuite

 

Enfin si vous travaillez lors de la distribution de colis avec des magasins ou des restaurants, essayez toujours d'avoir les heures d'ouverture. Cela permet d'éviter des temps d'attente ou des détours pendant la tournée.

Conseil n°2 : Dessinez les zones géographiques de chaque tournée

Le plus facile et le plus efficace pour créer vos tournées est de dessiner sur une carte les zones géographiques dans laquelle les livreurs vont "tourner". Ensuite vous déterminez un intervalle de code postal ou une suite d'intervalles de codes postaux qui délimitent chaque zone géographique et donc chaque tournée.

Les codes postaux étant présents dans chaque adresse d'enlèvement et de livraison, vous pourrez facilement vous en servir pour lister les envois qui composent chaque tournée.

Les zones géographiques de tournée peuvent être plus ou moins loin du dépôt. Le facteur distance doit être tenu en compte dans le nombre de colis et palettes à livrer sur une zone. Si votre chauffeur doit faire 40 kilomètres pour commencer sa tournée, il commencera d'office plus tard que celui qui effectue une tournée dans votre zone autour du dépôt.

La facilité de créer des zones géographiques pour les tournées réside aussi dans le fait que pour les livraisons récurrentes, vos chauffeurs connaissent bien la zone et les différentes contraintes de circulation ou de fermeture qui compose leur parcours de tournée.

De plus, les zones géographiques des tournées couvrent tout votre secteur territorial sur lequel vous livrez en direct. Une zone moins souvent remplie peut être divisée à l'occasion sur les deux zones qui l'entourent et les envois chargés par ces deux chauffeurs.

Enfin, il faut tenir compte de la densité territoriale. Une tournée peut être en centre-ville et puis ressortir pour faire une zone d'activité artisanale ou un zone industrielle et être complète, alors qu'une autre devra couvrir dix villages et des kilomètres de routes pour être réalisée.

Conseil n°3 : Précisez le temps et les horaires pour chaque livraison

Pour le temps de la tournée, plusieurs éléments vont interférer et influencer sa durée.

D'abord, il convient d'obtenir des informations sur les distances entre les points de livraison, y compris les kilomètres à parcourir pour les allers-retours au dépôt.

Il est nécessaire de connaitre les temps de chargement et de déchargement qui sont liés au départ de la tournée de votre dépôt et ensuite à chaque point de livraison.
En effet, un camion qui part avec 15 palettes et 10 colis mettre moins de temps à charger qu'une camionnette avec 120 colis pour 40 points de livraison.

Mais le camion peut mettre plus de temps à livrer ses 15 palettes. Il devra prendre en compte la mise à quai, le déchargement, la route jusqu'au point suivant,... Alors que la camionnette va peut-être tourner dans trois communes limitrophes et un parc d'activités faisant 500 mètres en moyenne entre chaque stop.

Vous devez donc analyser les distances parcourues et le temps pour les parcourir, et ce pour chaque tournée afin de les harmoniser au mieux. Vous essayez de jouer entre la maximisation de l'efficacité opérationnelle (nombre de livraisons effectuées dans un délai donné) et la réalité de la tournée de livraison.

Enfin, certains destinataires de vos clients ont des horaires d'ouverture dont il faut tenir compte. Il convient donc de consigner les horaires d'ouverture des lieux de livraison sur chaque fiche de destinataire pour disposer de cette information visuellement lors de l'organisation de la tournée. Il faut placer l'adresse de livraison au bon endroit dans la tournée pour que le chauffeur arrive sur place pendant les heures d'ouverture.

Conseil n°4 : Appliquez un suivi et un reporting 

Pendant la tournée, il peut y avoir des situations imprévues telles que des retards, des annulations de livraison ou des adresses incorrectes.

La gestion de ces exceptions fait partie intégrante de la tournée et peut nécessiter des ajustements en temps réel pour minimiser les perturbations. Il faut donc être informé en continu et disposer de l'information sur le détail de chaque point de livraison de chaque tournée.

Il est donc nécessaire de suivre et de surveiller l'avancement des livraisons. Un outil de suivi des positions permet de suivre le parcours du chauffeur sur sa tournée.

C'est très important car en au cours de la journée, les demandes de collectes (de ramasses, de pick-up) des envois chez vos clients vont affluer. Vous devrez les attribuer à chaque chauffeur en fonction de sa proximité du lieu de ramasse mais aussi et surtout en fonction de la place dans son véhicule. Un bon outil de suivi du chauffeur et votre reporting en continu devraient pouvoir facilement vous permettre d'attribuer les ramasses aux bons chauffeurs. 

Conseil n°5 : Utilisez une application pour optimiser vos livraisons

On rentre maintenant dans le domaine de la planification efficace des itinéraires pour minimiser les coûts et maximiser l'efficacité. 

En quoi cela consiste ? 

Comme on vient de le voir, optimiser les tournées passe pour beaucoup d'éléments  à analyser et à évaluer. Tous ces éléments sont interdépendants et construisent vos tournées de manière à pouvoir les réaliser de manière productive. 

Dans ce dernier conseil, nous parlerons d'optimiser les adresses, c'est-à-dire de faire en sorte que leur organisation à la suite l'une de l'autre soit maintenant efficace.

 L'organisation d'adresses (le routing, le routage) permet de faire mieux circuler les marchandises et grâce à cela vous générez de l'efficacité pour votre société de transport de colis et palettes.

Quelle efficacité exactement ?

Tout d'abord, vous allez minimiser les distances parcourues. En optimisant l'ordre des adresses à visiter, vous réduirez les distances totales parcourues par les véhicules de livraison. Cela permet de diminuer les coûts liés au carburant et au temps de conduite.

Ensuite vous allez réduire les temps de trajet. En plaçant les adresses dans un ordre logique, vous minimisez les temps de trajet entre les différents points de livraison ou de collecte. Cela permet d'optimiser l'efficacité des opérations et d'améliorer la satisfaction des clients en respectant les délais de livraison.

Les outils indispensables pour optimiser vos livraisons et augmenter la productivité de votre entreprise

Pour pouvoir faire de l'optimisation des adresses de livraisons, il vous faut obligatoirement deux éléments : Les adresses GPS de chaque stop de la tournée et un algorithme de planification.

Comment et où trouver ces deux éléments?

Pour obtenir les adresses GPS, rien de plus simple avec Google Maps.

Pour optimiser les adresses vous devez utiliser soit un "route planner" (planificateur de routes) qui va déterminer pour une liste de points à visiter l'ordre de réalisation idéal. A ne pas confondre avec l'itinéraire qui est dans Google Maps qui permet lui d'ajouter une suite de points mais ne fait en aucun cas un ordre et qui est limité à dix points.

Le logiciel de planification de routes fait appel à un algorithme qui est installé sur un serveur de calcul et qui va générer la meilleure route avec les adresses GPS qui lui ont été confiées. Généralement le logiciel est aussi relié à un serveur de cartes afin de vous montrer le résultat en images.

Route XL est un logiciel qui permet à la fois l'itinéraire et l'optimisation. Il est gratuit avec vingt points par route. Le géo coding, qui est la recherche des coordonnées GPS, est lui aussi gratuit dans Route XL.

L'inconvénient c'est que pour toutes les solutions gratuites, il faut ajouter les adresses dans un logiciel tiers, soit une par une, soit via un import toujours bien évidemment limité. 

Il faut ensuite récupérer l'ordre optimisé dans un format exploitable. Et il faut donner cet ordre au chauffeur généralement sous forme de liste papier.

Bref une multitude de manipulations sur des tournées qui généralement risquent encore d'être modifiées à peine planifiées et optimisées. Ce qui nécessite à nouveau la même manipulation avec les points ajoutés.

Cela peut aider mais ce n'est pas une solution et le manque de temps pour faire toutes ces manipulations est encore un problème additionnel.

Comment doit être la solution idéale?

La solution doit être fluide, intégrée et sans trop de manipulations.

Fluide : il faut que les adresses soient déjà présentent sans import, ni encodage. Les adresses doivent être déjà prêtes à être optimisée pour créer la bonne route.

Intégrée : il faut qu'une fois la tournée optimisée, elle soit dans l'ordre dans votre logiciel de transport et qu'elle puisse à nouveau recevoir des adresses à ajouter afin de les optimiser à nouveau pour créer la nouvelle route.
Il faut aussi et surtout que les chauffeurs puissent avoir leur route sans effort et pour bien faire sur leur mobile.

Sans manipulation : il faut que tout cela soit géré en tâches de fond automatisées, sans import, sans export, ni transferts de fichiers par l'utilisateur.

Nos solutions en tant que logiciel logistique :

Colitrack, le tremplin si vous débutez et que vous voulez organiser votre société de transport:

Dans Colitrack, vous disposez d'un planning par chauffeur qui permet de glisser simplement chaque adresse sur le chauffeur. Les adresses sont déjà dans votre Colitrack Manager car elles sont issues de l'encodage en ligne fait par vos clients sur la plateforme web. Tout est intégré et fluide. Pas d'import, pas d'export pas de manipulations.

D'un simple clic, la liste des adresses est envoyée dans l'algorithme qui les organise selon le meilleur ordre.

Vos chauffeurs ont directement la liste des livraisons dans l'ordre sur leur mobile grâce à Colitrack mobile.

Le suivi des livraisons avec leurs statuts et le tracking des positions des chauffeurs sont sous vos yeux à chaque instant.

Découvrez Colitrack maintenant

Mess24 est votre TMS de gestion complet si vous avez plusieurs tournées et plus d'une centaine de colis et palettes à livrer quotidiennement :

Dans Mess24, vos tournées sont configurées selon des zones géographiques de codes postaux, les envois issus de l'encodage par vos clients sur la plateforme web, mais aussi les envois issus de fichiers EDI sont automatiquement intégrés dans le logiciel et sont planifiés sur la bonne tournée en fonction des codes postaux.

D'un simple clic, les adresses sont organisées par l'algorithme et vos chauffeurs partent livrer avec les envois dans l'ordre sur leurs mobiles. En cours de journée, les demandes de ramasses sont ajoutées sur le mobile du chauffeur selon sa tournée. 

Chaque statut revient automatiquement sur chaque envoi et vous avez une vision complète de l'évolution de la tournée tout au long de la journée.

La carte de tracking vous permet aussi à tout moment de positionner vos chauffeurs afin de facilement réorganiser une tournée.

En savoir plus sur Mess24 pour votre société de transport

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