5 conseils pour mettre en place un planning chauffeur

7h du matin à l’entrepôt : chaos total. Colis oubliés, trajets interminables, chauffeurs en surcharge et clients furieux. C'est certain, l'absence de planning chauffeur impacte votre entreprise ! 

Qu’est-ce qu’un planning chauffeur ?

Je vous laisse vous imaginer. Il est 7h du matin , les chauffeurs passent dans le bureau, café fumant en main et embarquent leurs paquets de bons de livraison que vous avez organisé sans planning chauffeur.

Ils chargent leurs camionnettes en lisant chaque bon, dans le brouhaha et le ballet des transpalettes, et ce qui a été chargé est sur la route.

Sans planning chauffeur, c’est ici que le cauchemar commence : des colis oubliés, des colis chargés dans la mauvaise camionnette, des envois non complets, des trajets trop longs, les heures de livraison non respectées, des envois non chargés parce que pas de place ou estimés trop difficile par le chauffeur.

Ce n’est pas tout, l'absence de planning de livraison, certains roulent en surcharge, d’autres ont chargé les envois pêle-mêle et mettent 10 minutes à chaque livraison pour retrouver les colis, d’autres ont des enlèvements à effectuer mais n’ont pas de place pour les charger, d’autres arrivent trop tôt pour livrer ou trop tard.

Bref, les inefficacités s'accumulent, les frais supplémentaires de relivraison explosent, les clients mécontents vont voir ailleurs.

A partir de 5 chauffeurs et sans un système de planification, il est impossible de vérifier ce qui est mis en livraison, il est impossible de vérifier les capacités de chargement des véhicules, il est impossible de créer un ordre de chargement et des trajets efficaces.

👉 Ici je vous demande de bien faire attention car dans le transport il y a 2 types de planning et si vous faites de la distribution journalière de colis et palettes selon des tournées, choisissez le bon, sinon vous risquez de ne savoir qu’en faire.

Le planning pour transport longue distance

❌ Le premier type de planning pour chauffeur concerne les « missions » de transport pour des chargeurs et des transporteurs longues distances. Il fonctionne sur des créneaux horaires de chargement et de déchargement effectués chez des clients « chargeurs » qui demandent une mission de transport d’un point A à un point B.

Le planning devient alors un outil de suivi dans le but d’optimiser les trajets et que vos camions sur la route ne roulent jamais à vide. Les statuts portent sur la mission et sont : planifié, chargé, terminé ou retard. 

Je peux vous dire que ce n’est pas celui-là qu’il vous faut. Un de nos clients a essayé de travailler dans ce genre de planning de chauffeur pour la distribution de colis par tournée. Le résultat était : autant de dossiers de mission que de colis à livrer, on ne parle pas de 10 missions mais 500 missions par jour. Le planning était saturé de dossiers de mission, un vrai casse-tête pour y voir clair.

Le planning pour distribution de colis et palettes

👍 Le deuxième type de planning chauffeur est celui qui vous intéresse. Il peut traiter 100, 1000, 10000 envois par jour, aucune limite si ce n’est vos ressources internes en camions, camionnettes et chauffeurs.

Dans ce planning l’important est la délimitation de tournées selon : une zone géographique, un véhicule et sa capacité, un chauffeur et un horaire.

Il est utilisé dans la distribution de colis et palettes en 24h et en express. Il permet de mettre les envois sur une tournée selon la zone géographique de livraison ou d’enlèvement, de vérifier la capacité du véhicule de charger l’ensemble des envois et ensuite de modifier leur ordre dans la tournée afin de respecter des horaires et/ou des trajets.

Le planning est aussi très flexible, vous pouvez annuler une tournée un jour et répartir les envois sur deux autres tournées pour les compléter.

👉 Je vous conseille donc de bien vérifier le planning chauffeur inclus dans votre futur TMS avant de vous lancer. Une version mobile est également disponible pour faciliter les échanges entre les chauffeurs et l'entrepôt ou les clients.

Nos 5 conseils pour créer votre planning chauffeur et améliorer la gestion de vos tournées

1/ Bien comprendre l’importance du planning chauffeur pour bien l’utiliser

Le planning de livraison ce n’est pas juste une liste des envois dans une tournée et la liste de tournées du jour attribuées à vos chauffeurs.

Il va vous permettre de calculer aussi le total du prix de vente des envois de chaque tournée et de le comparer au coût total de la tournée composé du prix journalier du chauffeur , du prix au kilomètre et de déterminer la rentabilité

Un gain de temps assurer pour tous vos chauffeurs lors du chargement et du départ de l’entrepôt. Si votre TMS possède un logiciel de scanning de mise en livraison la vérification du chargement en ordre, en quantité d’envois et en nombre de colis qui le composent est automatique. Vous évitez le chaos décrit plus haut.

Le planning pourra être optimisé. Un outil d’optimisation de trajet va pouvoir réorganiser l’ordre de passage et réduire les trajets inutiles qui sont consommateurs de carburants.

C'est aussi un moyen d'améliorer la satisfaction de vos clients par le respect des délais de livraison.

2/ Faites la liste de vos ressources et créez vos tournées

Commencez par faire un inventaire de vos ressources et de vos besoins. Cela inclut :

• Vos chauffeurs : Qui sont-ils ? Quels sont leurs horaires habituels ? Sont-ils salariés, externes, ou encore une société de transport sur une autre zone géographique ?
• Vos véhicules : Combien de camions et camionnettes avez-vous ? Quel type et quelle capacité de chargement ?
• Vos livraisons : Quels sont vos clients et quels sont vos points de livraison habituels ?
• Vos ramasses : A quelle fréquence le client demande-t-il de passer chercher la marchandise et à quel moment ?

Créez vos tournées. Cela comprend :

Créez des zones géographiques de tournées selon des codes postaux.

Vérifier les distances et le temps pour faire la tournée

Vérifiez les quantités de colis et / ou palettes répartis sur chaque zone en moyenne.

👉 Ne passez pas cette étape car je vous garantis que c’est la plus importante et que vous allez gagner un temps précieux chaque jour.

3/ Utilisez un outil de planification

Si vous avez une petite entreprise avec 3 chauffeurs seulement et qui effectuent des tournées similaires chaque jour, vous pouvez utiliser un simple tableau Excel. Vous pourrez lister un planning quotidien par chauffeur et ordonner les envois dans chaque tournée.

Mais vous ne pourrez pas optimiser la tournée avec Excel, vous devrez avoir recours à un outil externe d’optimisation de trajets.

Je vous en ai parlé au début de cet article, choisissez bien votre planning chauffeur pour faire de la distribution de colis et palettes.

Vous êtes un transporteur qui travaille avec des sociétés locales ou qui distribue des envois sur une zone régionale issus d’un groupage d’un collaborateur.

Votre outil de planning doit donc en priorité déterminer des zones géographiques, le moyen le plus courant étant les codes postaux.

Les outils de planning sont inclus dans les logiciels de gestion de transport (TMS). C’est une partie des fonctionnalités de ceux-ci avec le scanning, le suivi des commandes de transport, la gestion des clients, la tarification.

4/ Organisez les envois dans les tournées

Une tournée ce n’est pas uniquement des envois en livraison. Vous devez prévoir les demandes d’enlèvements de vos clients et donc les placer dans un ordre où le chauffeur aura la place dans son véhicule pour y mettre les colis ou les palettes. Mais aussi qu’il ait toujours un accès facile aux autres envois encore à livrer sans devoir décharger son véhicule.

Une tournée peut-être composée aussi de retours, ce sont les livraisons refusées ou les livraisons non abouties car le destinataire était absent. Ces envois vont être encombrants dans le véhicule. Si vous pouvez réorganiser en cours de journée la tournée du chauffeur en fonction, il sera plus efficace.

La tournée sera aussi composée des ramasses chez vos clients, il faudra donc prévoir le bon moment avec la place en suffisance dans le véhicule pour y envoyer le chauffeur.

Outre l’organisation de la place des envois dans le véhicule, il y a aussi les horaires et les priorités urgentes. Vous devrez fixer un ordre de livraison qui permet de respecter les horaires et les priorités tout en tenant compte du temps de trajet et du temps de livraison à chaque adresse.

5/ Ajustez et communiquez

Vous devrez ajuster en cours de journée le planning du chauffeur. En effet un refus du destinataire, une fermeture le matin seulement, un imprévu lors du déchargement, un temps de route bouleversé par des travaux ou des embouteillages peut changer le planning chauffeur.

Je ne vous fais pas un dessin, vous vous doutez qu’il va falloir communiquer directement ces changements avec le chauffeur. Votre planning chauffeur devra donc être relié à son logiciel mobile de livraison. Mieux encore, le planning du logiciel mobile devra être le même que celui de votre TMS.

En effet, la communication pourra avoir lui aussi dans l’autre sens. Du chauffeur vers votre TMS et donc vers votre planning chauffeur. Vous y verrez les quantités qui restent à livrer, le nombre d’adresses encore à parcourir, les anomalies comme les refus et les absences de destinataires.

Vous pourrez réellement piloter chaque tournée en temps réel.

👉 En suivant ces 5 conseils, vous verrez rapidement les bénéfices d’une bonne planification : une meilleure organisation, des chauffeurs plus sereins et des clients encore plus satisfaits !

Alors, prêts à franchir le pas et à mettre en place un planning chauffeur ?

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