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Mettre en place un planning de suivi des livraisons

Un planning de suivi des livraisons vous permet d’organiser vos opérations de manière claire et efficace. Avec une liste quotidienne répartie par tournée de chauffeurs, vous savez exactement quels envois sont attribués à chacun. Vous pourrez ainsi analyser et ajuster la répartition des colis et palettes dans votre planificateur de livraisons, et  facilement améliorer votre activité de livraison.

Quand et comment utiliser un planning de suivi de livraison

Pour l'avoir vécu chez pas mal de nos clients qui venaient de lancer leur activité, je pense que si vous démarrez votre activité de transport de colis et palettes avec 2 à 3 chauffeurs et une cinquantaine d’envois quotidiens à livrer, sans oublier les ramassages chez vos clients, c'est le moment !

C’est en effet le moment idéal pour instaurer un planificateur de suivi des livraisons quotidien et de le sauvegarder chaque jour.

A quoi cela va vous servir? En fin de semaine, vous pourrez consulter ces plannings, analyser vos opérations et les moyens d'améliorer vos livraisons vont vous sauter aux yeux.

 

Comment organiser des tournées de livraison ?

En fait ce n'est pas compliqué à la base, cela le devient quand vous avez de plus en plus d'envois et donc de véhicules et de chauffeurs. Là il faut ajouter des moyens de faire mieux et plus vite, si vous ne voulez pas passer vos nuits à organiser les tournées.

Mais je vous propose de commencer simplement.

À la main avec un papier et un style

Vous pouvez commencer simplement avec une feuille de papier en traçant des colonnes pour organiser vos livraison. Votre document doit inclure les chauffeurs, les véhicules avec leur capacité, les zones desservies par chacun, et le timing pour chaque tournée.

Complétez quotidiennement les listes d’envois correspondants sur chaque feuille. En fin de semaine, vous pourrez calculer le nombre d’envois livrés par chauffeur et le temps nécessaire pour chaque tournée.

Cela vous permettra d’ajuster les quantités de colis et de palettes par tournée pour une efficacité optimale.

Et bien entendu en cas de souci , vous avez le chauffeur qui a livré sur votre liste.

À l'aide d'un fichier de suivi Excel

Je pense franchement que le mieux est de commencer avec un fichier Excel, vous vous facilitez grandement la vie.

Chaque colonne est déjà configurée avec les bons titres, et pour les véhicules, vous pouvez facilement indiquer la capacité totale de chargement, la capacité de chargement de palettes, et vérifier automatiquement avec la fonction SOMME, le total des kilos chargés chaque fois que vous ajoutez un envoi dans le tableau.

Si vous avez quelques connaissances en Excel, vous pouvez aussi créer des menus déroulants pour les véhicules, les chauffeurs et les noms de tournées, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps. Le principe reste le même : profitez de la fin de semaine pour analyser vos tournées et optimiser les capacités de chargement et les temps de parcours.

Un bon feedback de vos chauffeurs vous permettra également de repérer des récurrences au niveau des points de livraison et du temps nécessaire, ainsi que des envois réguliers de vos clients vers les mêmes destinataires. Cette analyse conjointe avec vos chauffeurs vous aidera à gagner du temps pour d’autres tâches.

Et si vous débutez, ces autres tâches pourraient inclure la mise en place d’un logiciel pour mieux gérer vos opérations et l'élaboration d’une stratégie pour acquérir de nouveaux clients.

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Gestion du suivi des transports avec toute les colonnes et les menus déroulants 

 

Avec un logiciel de suivi de commandes

En partant du principe que vous avez déjà optimisé vos tournées avec un fichier Excel, vous avez pu tirer parti de la planification des livraisons pour maximiser la capacité de chargement des véhicules et répartir efficacement les zones de livraison. Mais un logiciel dédié peut vous permettre d'aller beaucoup plus loin.

D’abord, en termes de facilité : dans un logiciel, les chauffeurs, tournées et véhicules sont tous connectés pour le système. Dès que vous ajoutez un envoi à une tournée, il est automatiquement attribué au chauffeur, s’ajoute au total du poids chargé, et vous obtenez une vue claire des adresses à livrer.

Et généralement les données sont issues de l'encodage des clients donc vous les adresses sont dans le planning sans avoir à les saisir manuellement. Vous voyez come moi le temps précieux gagné!

C’est à ce stade que d’autres niveaux d’optimisation, possibles uniquement avec un logiciel, entrent en jeu.

Vous pouvez créer des itinéraires en ordonnant les adresses de livraison, générer des listes pour les chauffeurs, que ce soit sur papier ou directement sur leur application mobile.

De plus, le positionnement en temps réel des demandes de livraison et des chauffeurs sur une carte vous permet d’attribuer directement de nouveaux envois au chauffeur le plus proche.

Enfin, grâce au GPS mobile intégré à votre logiciel TMS, vous pouvez optimiser les trajets en organisant l’ordre de passage des adresses de livraison et d'enlèvement. Cette optimisation vous fait gagner du temps et économiser du carburant, ce qui se traduit par des économies substantielles pour votre entreprise.


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Avec un logiciel de gestion des livraisons comme Colitrack, vous transformez une bonne organisation en une machine encore plus efficace, vous permettant de vous concentrer sur ce qui compte vraiment : faire croître votre entreprise et satisfaire vos clients.

 

Les erreurs communes sans planificateur de tournées

Repartir de zéro chaque jour 

Chaque jour, vous devez réorganiser les listes de livraisons sans tenir compte des récurrences des points de livraison et des connaissances précieuses de vos chauffeurs sur une zone précise.

Ainsi, vous recommencez à zéro chaque jour, sans profiter des informations accumulées sur les points de destination, les routes les plus efficaces, et les priorités horaires de certains destinataires.


Des retards et des clients mécontents

Vous ajoutez trop d’envois à un chauffeur ou répartissez des envois sur une zone géographique trop étendue, ce qui lui donne une tournée trop longue. Résultat : il rentre trop tard et n’a pas pu tout livrer, entraînant ainsi le mécontentement de vos clients.

 Perte de temps accumulées dès le départ du dépôt

Vous surchargez un véhicule ou vous chargez des envois sans penser au fait qu’il va falloir par exemple décharger une palette pour avoir accès à un envoi qui se trouve au fond du véhicule. Vous perdez du temps sur chaque tournée par une mauvaise organisation du chargement au départ du dépôt.


Modèle de  planning de suivi des livraisons Excel

Alors maintenant que vous savez tout cela, vous êtes prêt à optimiser votre organisation de livraison ?

Téléchargez dès maintenant notre fichier Excel spécialement conçu pour vous. Il contient toutes les colonnes et listes déroulantes nécessaires pour commencer à planifier vos livraisons de colis et palettes avec efficacité.

 


Avec ce planning de suivi, vous économiserez du temps précieux que vous pourrez investir dans la croissance de votre entreprise et l’acquisition de nouveaux clients.

Mettez en place une gestion efficace dès aujourd'hui et simplifiez votre quotidien opérationnel !

 

 

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